최근 신문이나 매체에 그룹웨어라는 이름이 자주 등장하기 시작했다. 지금까지 알고 있는 것이 워드프로세서나 통신에뮬레이터 정도라면 최근 각광을 받고 있는 인터네트와 마찬가지로 그룹웨어라는 말은 또 하나의 복잡한 의미가 담긴 새로운 단어이기도 하다.
이전까지는 사무자동화의 관점에서 생산성이었다. 예를들어 문서를 빠르게 만든다던가 표계산을 빨리 한다든가 혹은 프리젠테이션 자료를 보다 예쁘게 만든다든가 하는 것이었다.
그러나 네트워크환경이 보편화되고 PC의 기능이 보다 강력해지면서 주로 개인용도로 사용해왔던 개인용PC가 단순히 타자기나 계산기가 아닌 그 이상의 역할을 할 수 있게 됐다. 이때 새로운 개념의 소프트웨어가 등장한 것이 바로 개인 생산성뿐만 아니라 공동샌산성(혹은 협업생산성)을 높히는 그룹웨어라는 소프트웨어이다.
즉 그룹웨어라는 것은 공동작업의 효율성을 높히기 위해 각종 기능을 제공한다. 작업자간의 의사소통을 위한 전자우편이나 전자게시판 혹은 원격지에서 서로의 얼굴을 보며 회의를 할 수 있는 화상회의, 작업자간의 스케쥴을 공동으로 관리하는 공동스케쥴러, 작업단위의 결정을 공식화하는 전자결재, 작업자들이 활용하는 각종 정보들을 공유케하는 공동데이타베이스 사무자동화 환경을 회계등 기간시스템과 연동케하는 기능등 수많은 기능들을 제공하고 있다.
미국등 선진국의 경우 이미 그룹웨어는 기업의 필수적인 소프트웨어라는 인식이 자리잡혀 있으며 국내에서도 제한된 기능에서나마 작용사례가 늘고 있다.
그렇다면 그룹웨어를 통해 얻을 수 있는 이점은 무엇일까?
첫 번째로는 그룹웨어를 통해 가상공간이 주는 각종 효과를 얻을 수 있다. 또한 가상공간을 실제공간처럼 활용할 수 있는 각종 기능을 제공함으로 그 효용성을 극대화할 수 있다. 예를 들어 기업의 경우에는 작업자가 위치를 바꾸지 않고 오로지 자신의 PC상에서 모든 일을 처리할 수 있는 가상사무환경을 가능케 해준다.
두 번째로는 정보활성화의 측면이다. 아직까지 대부분의 기업은 지식공유는커녕 부서이기주의나 조직장벽에 막혀 초보적인 정보의 횡적 유통조차 어려워 개인서랍속에 사장되는 경우가 많다.
즉 조직원이 같은 시간에 동일한 정보를 공유함으로써 공동의사결정을 신속하고 정확하게 수행하고 노하우 못지않게 노훔(know whom), 노웨어(know where)가 중시되는 기업문화를 형성시키는 도구가 된다.
물론 기업이외의 조직에서도 정보활성화에 기반을 둔 조직운영의 효율성을 극대화할 수 있는 여러 기능을 제공한다.
세 번째는 이질적인 집단간의 결합력이다. 그룹웨어의 영역을 단위 조직에만 국한하는 것이 아니라 다양한 집단간의 연결이 가능하다면 그 기능은 가히 상상을 초월한다. 상상해 보라.
자신의 단말기로 각종 정보를 얻거나 결재를 하고 당일 올린 출장경비신청서가 당일날 자신의 구좌에 입금되고 또한 거래업체 및 기관들과 거래를 하고 관련다를 찾아 단말기 상으로 얼굴을 보며 토론을 하고 서울에 있는 사장과 뉴욕에 있는 영업사원과 일본에 있는 연구개발부서가 하나의 회사처럼 원활하게 움직일 수 있는 가공할 만한 환경을! 세계적인 지식제공기업인 맥킨지컨설팅이란 회사에서는 이러한 그룹웨어 환경에 관련된 매뉴얼을 가장 중요한 보안사항의 하나로 취급하고 있다고 한다.
물론 이에 따른 부정적인 측면도 없을 수 없다. 아무래도 그룹웨어는 공동작업에 있어서 효율성이라는 명분아래 인간이 개입할 여지를 현저히 축소한다. 예를 들면 상급자가 3일 걸릴 것이라고 생각하여 지시한 문건이 처리가 안되고 있을 때 끊임없이 단말기에는 독촉 메시지가 가동으로 올라간다든가 또한 변명의 여지도 없이 그 결과가 여지없이 자신의 인사고과에 반영되어 급여 계산에 직접 영향을 준다든가 공동스케줄러의 관리에 의해 자신의 동태가 세세히 관리되는 등 가상공간에서의 인간의 소외를 극대화 시킬만한 각종 부정적인 문제도 있다.
그러나 이는 어떠한 기술이든 간에 있을 수 밖에 없는 사용자의 올바른 활용으로 인하여 극복되어져야할 문제중에 하나에 불과하다.
아무튼 새로운 개념의 그룹웨어는 우리의 생활을 바꿀 또 하나의 소프트웨어임에 틀림이 없다.
현재까지는 통신망의 제약과 멀티미디어 기술의 미비로 기업이라는 제한된 영역에서만 운영되고 있지만 가까운 미래에 각종 행정기관 및 단체뿐만 아니라 개인환경에까지 적용돼 우리의 생활들을 여지없이 묶어버릴지도 모른다.